Doręczanie pism w postępowaniach administracyjnych – cz. 1.

2017-03-20, Adwokat Katowice Kamil Draga

Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529 oraz z 2015 r. poz. 1830), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W piśmiennictwie wskazuje się, że doręczenie to wyraźna, władcza, obligatoryjna, formalna i nieodwołalna czynność procesowa-techniczna właściwego organu administracji publicznej lub wykonującego funkcje zlecone, za pomocą której przekazuje się pisma adresatowi w postępowaniu administracyjnym, w sposób prawem przewidziany, z którą to czynnością prawo wiąże określone skutki prawne (tak np. A. Matan, Doręczenia, w: G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Komentarz, t. 1, 2010, s. 428–429; G. Łaszczyca, w: G. Łaszczyca, A. Matan, Doręczenie w postępowaniu administracyjnym, s. 47; R. Kędziora, Komentarz, 2008, s. 268;).

Doręczenie pisma niezgodnie z przepisami KPA narusza zasadę oficjalności doręczeń i może być uznane przez sąd w konkretnych okolicznościach sprawy za pozbawione znaczenia prawnego i uzasadniające przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej bez potrzeby powtórnego prawidłowego doręczenia pisma bądź nie powoduje w ogóle biegu terminu (tak wyr. NSA z 22.11.2001 r., I SA 1323/01, Legalis; wyr. NSA z 9.4.2001 r., II SA 2924/00, Legalis). Ponadto skutki prawne doręczenia są związane z samym faktem doręczenia, są one natomiast niezależne od tego, czy adresat pisma zapoznał się z jego treścią, czy też tego zaniechał (zob. szerzej wyr. WSA we Wrocławiu z 14.7.2009 r., II SA/WR 167/09, Legalis; wyr. NSA z 13.3.2000 r., V SA 821/99, BIP 2000, Nr 4, s. 53; wyr. NSA w Rzeszowie z 15.7.1999 r., SA/Rz 1982/98, niepubl.). Należy pamiętać, że pismo procesowe w postępowaniu administracyjnym, które nie zostało doręczone w prawidłowy sposób, nie może wywoływać skutków prawnych (post. WSA w Warszawie z 19.3.2007 r., II SA/WA 91/07, Legalis; wyr. WSA w Białymstoku z 21.4.2009 r., II SA/BK 96/09, Legalis; post. WSA w Gdańsku z 24.6.2013 r., III SA/GD 428/13, Legalis).

Nierozerwalnie ważnym elementem związanym z doręczeniem jest wymóg dokonywania doręczeń pism za odpowiednim pokwitowaniem. W piśmiennictwie (tak J. Borkowski, Doręczenia, w: B. Adamiak, J. Borkowski, Komentarz, 2009, s. 233–234; G. Łaszczyca, Doręczenia, w: G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Komentarz, t. 1, 2010, s. 435–436; R. Kędziora, w: R. Kędziora, Komentarz, 2008, s. 270–271) pojęcie pokwitowania rozumiane jest jako pisemne potwierdzenie odbioru pisma przez adresata lub inną osobę odbierającą pismo w jego zastępstwie, w którego treści wskazana jest data doręczenia pisma (wyr. WSA w Rzeszowie z 28.2.2006 r., I SA/RZ 380/04, Legalis; wyr. WSA w Rzeszowie z 28.2.2006 r., I SA/RZ 430/04, Legalis; wyr. WSA w Rzeszowie z 28.2.2006 r., I SA/RZ 431/04, Legalis; wyr. WSA w Warszawie z 16.4.2013 r., IV SA/WA 2526/12, Legalis). Pokwitowanie ma szczególną moc dowodową, stwarza bowiem (wzruszalne) domniemanie doręczenia (np. wyr. NSA w Gdańsku z 5.5.1997 r., I SA/Gd 470/96, niepubl.). Druk potwierdzenia odbioru prawidłowo wypełniony i podpisany przez doręczyciela (funkcjonariusza) Poczty Polskiej ma przymiot dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 76 § 1 KPA. Korzysta on zatem z domniemania prawdziwości, a jego obalenie wymaga przeciwdowodu (R. Kędziora, w: R. Kędziora, Komentarz, 2008, s. 271; wyr. WSA w Warszawie z 28.11.2006 r., VII SA/WA 1640/06, Legalis). Pokwitowanie ma znaczenie dowodowe przy ocenie daty rozpoczęcia lub zakończenia biegu terminu oraz możliwości dokonania określonych czynności (np. wyr. NSA z 13.3.2000 r., V SA 821/99, BIP 2000, Nr 4, s. 53; także wyr. NSA w Krakowie z 12.8.1997 r., II SA/KR 865/96, ONSA 1998, Nr 2, poz. 68).

Z kolei przepis art. 391 KPA przewiduje możliwość dokonywania doręczeń pism w postępowaniu administracyjnym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Powyższy przepis szczegółowo określa sytuacje, w których takie doręczenia pisma, adresowanego do dowolnego uczestnika postępowania administracyjnego, mogą mieć miejsce.

Otóż doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2013 r. poz. 1422 oraz z 2015 r. poz. 1844), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

Szczegółowe techniczne warunki dokonywania doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej zostały określone w treści rozp. Prezesa RM z 14.9.2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r. poz. 971 ze zm.). Prezes RM określił tutaj takie elementy doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jak: warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej; formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów; sposób sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych; sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów.

W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego.
W razie zaniedbania obowiązku określonego wyżej doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony powyżej, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.
O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Dość ciekawie przedstawia się w orzecznictwie zdefiniowanie osoby, która może być uznana za „domownika”.

- Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 kwietnia 2015 r. (II OZ 243/15):
„Warunkiem koniecznym uznania za domownika adresata jego krewnego powinno być zamieszkiwanie tej osoby pod wskazanym adresem tj. ustalenie, że należy ona do wspólnego gospodarstwa domowego adresata.”.

- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 sierpnia 2014 r. (I OSK 720/14):
„Pojęcie "dorosłego domownika" nie zostało w art. 43 KPA zdefiniowane. Termin "dorosły" w rozumieniu art. 43 KPA oznacza to samo co "pełnoletni". Natomiast status "domownika" mają zamieszkujący z nim w jednym mieszkaniu lub domu jego dorośli krewni i powinowaci. Oznacza to, że nawet nie każdą pełnoletnią osobę spokrewnioną można uznać za dorosłego domownika, któremu można oddać przesyłkę przeznaczoną dla określonego adresata. Warunkiem koniecznym bowiem jest, aby osoba spokrewniona z adresatem pisma zamieszkiwała pod wskazanym adresem, nawet jeżeli nie jest tam zameldowana. Natomiast osoby obce adresatowi nie są jego domownikami nawet, gdy mieszkają w tym samym domu lub mieszkaniu (np. jako lokatorzy czy sublokatorzy), chyba że zostały przez adresata włączone do wspólnoty domowej i prowadzą z nim (jego rodziną) wspólne gospodarstwo domowe.”.

Przewidziana w art. 43 KPA zastępcza forma doręczenia pisma rodzi domniemanie prawne (praesumptio iuris), że pismo zostało doręczone adresatowi (wyr. NSA w Szczecinie z 21.1.1999 r., SA/SZ 31/98, Legalis). Domniemanie to powstaje jedynie wówczas, gdy pewny jest fakt, iż pismo to zostało doręczone jednej z osób wymienionych w przepisie z art. 43 KPA. Fakt doręczenia pisma określonej osobie w oznaczonym czasie i miejscu może być stwierdzony wyłącznie wtedy, kiedy jest pewne, że otrzymała je właściwa osoba (art. 42 § 1 i art. 43 KPA) lub że spełnione zostały warunki określone w art. 44 KPA (wyr. NSA we Wrocławiu z 13.12.1996 r., SA/Wr 81/96, niepubl.; także wyr. NSA w Gdańsku z 10.11.1996 r., SA/GD 2571/94, Legalis; A. Wróbel, Doręczenia, w: M. Jaśkowska, A. Wróbel, Komentarz, 2009, s. 307–308; E. Iserzon, Doręczenia, w: E. Iserzon, J. Starościak, Komentarz, 1965, s. 83). Domniemanie to może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że pomimo zastosowania zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych. Do takich przyczyn można m.in. zaliczyć takie okoliczności, jak niewywiązanie się dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcy z przyjętego zobowiązania doręczenia pisma adresatowi, pozostawanie adresata przez dłuższy czas w podróży poza miejscem zamieszkania (tak J. Borkowski, Komentarz, 1985, s. 133; Z. Janowicz, Postępowanie administracyjne, s. 146; wyr. NSA w Krakowie z 28.5.2002 r., II SA/KR 2612/98, Legalis; wyr. WSA w Warszawie z 7.5.2007 r., I SA/WA 56/07, Legalis; wyr. WSA w Warszawie z 15.4.2010 r., V SA/WA 2033/09, Legalis; wyr. WSA w Warszawie z 6.12.2007 r., II SA/WA 1537/07, Legalis; wyr. NSA z 25.6.2013 r., II OSK 770/12, Legalis). Wzruszenie domniemania o doręczeniu pisma rodzi prawo do przywrócenia stronie terminu do dokonania określonej czynności prawnej (wyr. NSA w Katowicach z 3.4.1996 r., SA/KA 1312/95, Legalis; zob. także wyr. NSA w Krakowie z 28.5.2002 r., II SA/KR 2612/98, Legalis; odmiennie wyr. NSA z 20.2.2009 r., I OSK 480/08, Legalis).