Doręczanie pism w postępowaniach administracyjnych – cz. 2
2017-04-10, Adwokat Katowice Kamil Draga
Zgodnie z art. 46 kpa (regulującym kwestie potwierdzania odbioru pism przez adresata):
§ 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia.
§ 2. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
§ 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3.
§ 4. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:
1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;
3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.
§ 5. W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.
§ 6. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.
§ 7. Zawiadomienia, o których mowa w § 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.
§ 8. W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie § 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w § 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym.
§ 9. Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3.
§ 10. Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.
Zasada przewidziana w art. 46 § 2 KPA sprawia, że instytucja pokwitowania zastępczego może być wykorzystana wyłącznie w dwóch, precyzyjnie określonych w art. 46 § 2 KPA, sytuacjach. Po pierwsze w sytuacji, gdy odbierający uchyla się od potwierdzenia doręczenia, po drugie zaś – gdy odbierający nie może potwierdzić odbioru pisma.
Nieco inną sytuację przewiduje natomiast art. 47 kpa, zgodnie z którym jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W przypadkach powyższych uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. Tutaj więc adresat w ogóle odmawia przyjęcia pisma, a nie tylko nie chce potwierdzić jego doręczenia podpisując stosowne pokwitowanie.
Warto tu przytoczyć następujące orzeczenia dotyczące powyższych przypadków:
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Kielcach z dnia 26 marca 2009 r. (II SA/Ke 97/09):
„Jedynie w sytuacji, gdy osoba była upoważniona do odbioru przesyłek, odmowa przyjęcia przez nią przesyłki wywołałaby skutek, o jakim mowa w art. 47 § 2 KPA. Natomiast w przypadku, gdy w chwili dokonania doręczenia w siedzibie spółki nie była obecna osoba uprawniona do odbioru korespondencji i z tego powodu odmówiono przyjęcia listu, strony nie mogą obciążać negatywne konsekwencje nieprawidłowego działania doręczyciela, który pomimo uzyskanych informacji umieścił na przesyłce adnotację, że adresat odmówił przyjęcia przesyłki.”.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 grudnia 2008 r. (I FSK 424/08):
„W świetle art. 45 Kodeksu postępowania administracyjnego obowiązkiem każdej jednostki organizacyjnej (podmiotu zorganizowanego) jest takie zorganizowanie odbioru korespondencji, aby w godzinach urzędowania tejże jednostki istniała możliwość doręczenia wszelkiej korespondencji, w tym także urzędowej. W tym kontekście zachowanie pracownika odmawiającego odbioru korespondencji nie można oceniać inaczej aniżeli przez pryzmat art. 47 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.”.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Lublinie z dnia 25 lutego 2014 r. (II SAB/Lu 548/13):
„Wystąpienie skutków domniemania przewidzianego w art. 47 § 2 KPA jest uwarunkowane prawidłowym dokonaniem wszystkich przewidzianych w art. 47 § 1 KPA czynności podmiotu doręczającego i organu administracji publicznej. Jeżeli zatem wystąpiła przesłanka zastosowania art. 47 KPA, tj. adresat pisma odmówił jego przyjęcia, doręczający zwrócił je nadawcy wraz
z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy, a organ administracji publicznej włączył je wraz z adnotacją do akt sprawy, to należy przyjąć, że data doręczenia pisma jest datą odmowy przyjęcia go przez adresata.”.
Trzeba mieć ponadto na uwadze, że art. 49 kpa stanowi, iż Strony mogą być zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi; w tych przypadkach zawiadomienie bądź doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia publicznego ogłoszenia.
Powyższy przepis określa specyficzną możliwość zawiadamiania stron postępowania administracyjnego o czynnościach organów administracji publicznej, podejmowanych w tym postępowaniu. Zawiadomienie odbywa się przy wykorzystaniu takich środków komunikacji, jak obwieszczenia publiczne (np. poprzez tzw. rozplakatowanie w miejscu publicznym), czy też inne zwyczajowo przyjęte w danej miejscowości sposoby publicznego ogłaszania (np. poprzez wywieszenie odpowiedniego ogłoszenia w siedzibie organu administracji publicznej; zob. wyr. WSA w Warszawie z 2.4.2008 r., IV SA/WA 179/08, Legalis). Dana miejscowość to miejscowość, w której mieszkają lub mają siedzibę strony postępowania, do nich bowiem ma dotrzeć zawiadomienie, a nie miejscowość, będąca siedzibą organu wydającego akt administracyjny (tak wyr. WSA w Białymstoku z 22.1.2009 r., II SA/BK 563/08, Legalis). Instytucja z art. 49 KPA jest określana w piśmiennictwie jako doręczenie przez obwieszczenie.
Funkcją instytucji doręczenia przez obwieszczenie z art. 49 KPA jest to, by informacja o pewnej czynności procesowej, podejmowanej przez organ administracji publicznej, w ramach konkretnego postępowania administracyjnego, została ogłoszona w sposób zapewniający łatwy, publiczny do niej dostęp, a tym samym w sposób zapewniający stronie możliwość łatwego zapoznania się z jej treścią. W art. 49 KPA wskazano, że strony mogą być zawiadomione o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi; w tych wypadkach zawiadomienie lub doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia publicznego ogłoszenia. Przepis ten wprowadza tzw. fikcję doręczenia. Skuteczność doręczenia przez obwieszczenie nie jest warunkowana faktycznym dotarciem ogłaszanej treści do adresata. Nie może bowiem ujść uwadze, że w oparciu o art. 49 KPA. strony są jedynie zawiadamiane o tym, że została wydana decyzja. Zapoznanie się z jej treścią wiąże się z koniecznością dokonania przez zainteresowany podmiot czynności faktycznych, które umożliwią poznanie treści decyzji. A zatem niewątpliwie podmiot taki jest w gorszej sytuacji procesowej od sytuacji tej strony postępowania, której decyzja zostaje doręczona bezpośrednio (lub na skutek doręczenia zastępczego) – tak wyr. WSA w Bydgoszczy z 8.7.2015 r. (II SA/BD 345/15, Legalis).
Adwokat Katowice Kamil Draga
